איך מכינים הרצאה?
בשנים האחרונות אני עוסקת בעיקר בהעברת קורסים, סדנאות והרצאות (ונהנית מכל רגע). ממש כמו בהופעת מוזיקה או משחק – הרצאה מוצלחת מקורה בהרבה עבודה מאחורי הקלעים. מאחורי שעה של הרצאה או הופעה יש המון שעות של לימוד, מחשבה, הכנה וחזרות.
לאחרונה קיבלתי בקשות לשתף איך אני מכינה ומתכוננת להרצאות, והחלטתי שזה נושא ראוי לפוסט. הכנת הרצאה היא דבר מורכב מאוד ואני לא מתיימרת להכניס פה את כל הטיפים, הטריקים ונפלאות העיצוב. זה יקח קורס שלם, ויש הרבה אנשים שיודעים ללמד את זה טוב ממני. אבל אחלוק איתכם את מה שעובד עבורי.
כדי שניישר קו – אני לא מדברת על הרצאות השראה. אותן נשאיר לטד. הפוסט הזה מכוון להרצאות מקצועיות שבאות ללמד, לתת כלים ולעורר מחשבות.
הכלל הכי חשוב בהרצאה – אנחנו לא מרצים עבורינו. אנחנו מעבירים הרצאה כדי שאחרים ילמדו, יהנו, יקבלו כלים או אפילו כדי לעורר בהם מחשבה או רגש. ההרצאה לא נועדה ללטף לכם את האגו. זה אומר שכל דבר שמטרתו היחידה יצירת רושם או טיפוח האגו – מיותר.
עכשיו שאמרתי את זה, אפשר להתחיל לעבוד על ההרצאה.
נקודת הפתיחה היא אורח חיים בריא – גרסת החנונים
סוף מעשה במחשבה תחילה – מי שמתכוון להתחיל להרצות כדאי שיסגל לעצמו הרגלים בריאים, או במילים אחרות – לא נסמוך על הזיכרון שלנו ונכין חומרים מסודרים מראש. אולי זה הגיל, ואולי פשוט עומס החומרים והתכנים שאליהם אנחנו חשופים, אבל בשלב כלשהו מבינים שזה בלתי אפשרי לזכור כל דבר שיכול להיות רלוונטי ולמצוא מאיפה הוא לקוח. ולכן, אני ממליצה על שתי פעולות שיקחו זמן אבל יחסכו טונות של זמן בהמשך:
- סיכום ספרים – אני מסתכנת פה בהודאה (ועוד בכתב!) על היותי חנונית על. ובכל זאת, אני אתן לכם את הטיפ הכי חשוב והכי יעיל בהעברת ידע. בכל פעם שאני קוראת ספר שישמש (או שיש לו פוטנציאל לשמש) אותי בהרצאה, אני ממרקרת חלקים חשובים ומעניינים ובסוף הקריאה יושבת ומעבירה לקובץ וורד את סיכום הספר. אין לכם מושג כמה זה מקל עלי בהכנת הרצאה (או פוסט, אגב) – לגלות שכבר עשיתי שיעורי בית והחומר רק מחכה שאשלוף אותו מהקובץ הנכון. חיפוש מהיר בתיקיית הסיכומים מעלה מיד את כל החומר הרלוונטי, מתוך כמויות הספרים הבלתי נדלות שאני קוראת.
- שמירת מאמרים – זו העצה היותר בנאלית. קראתם מאמר או פוסט מעניין? שימרו אותו בסימניה בדפדפן או באחת האפליקציות שלכם. כמובן נסו לשמור תחת נושא ספציפי, מה שיקל על החיפוש בהמשך. מומלץ גם לתת לסימניה שם שיכיל את מה שאתם מתכננים לקחת מתוך הכתוב. מחשבה תחילה, כמו שאמרנו.
אגב, שמתי לב שהכנת הרצאה דומה מאוד לכתיבת פוסט. גם כשאני ניגשת לכתיבת פוסטים שמבוססים על מקורות שונים, אני נעזרת באותם טיפים. וזה מוביל אותי לסעיף/טיפ הבא:
יש לכם הרצאה להכין? כתבו פוסט!
זה טיפ שהוא חגיגה כפולה. הפוסט הזה לא רק יעשה לכם סדר ויעזור לכם בהכנה להרצאה, הוא גם ימתג אתכם!
כשאנחנו כותבים פוסט על הנושא של ההרצאה (הנה דוגמה חיה, כי בקרוב אעביר הרצאה על איך לבנות הרצאה) – אנחנו לא רק מתכוננים להרצאה עצמה ע"י איסוף חומרים, סידורם והנגשתם, אלא גם בונים לעצמנו עוד פיסת תוכן שממתגת אותנו. מי יודע? אולי עוד אנשים יתקלו בפוסט הזה ויזמינו אתכם להרצות על הנושא? תתפלאו כמה פעמים זה קרה לי 
.
הכנת הפוסט גוזלת זמן, אבל ברגע שהוא מוכן – הכנת ההרצאה מתוך הפוסט היא כל כך פשוטה! קופי פייסט לתוכן בהערות, עיצוב השקופיות, הוספת תמונות והופ – תוך שעה או שתיים המצגת שלכם מוכנה!
ונחזור להכנת ההרצאה (או הפוסט המקדים).
הכנה מראש – סט שאלות
עוד לפני שאתם ניגשים להכנת ההרצאה (או הפוסט, אם קיבלתם את העצה שלי), ענו על השאלות הבאות:
- למי מיועדת ההרצאה? מי המשתתפים, מה הרקע שלהם, במה הם עוסקים, איזה ידע קודם יש להם, מה משותף (או שונה) ביניהם וכד'. ככל שתכירו טוב יותר את המאפיינים של המשתתפים תוכלו להתאים להם טוב יותר את הידע, המינוחים והדוגמאות.
- מהי המטרה של ההרצאה? או למה הזמינו אתכם?
- מה המסר האחד שחשוב לכם להעביר בהרצאה? נסו לסכם אותו במשפט אחד וההרצאה שלכם מיד תקבל מיקוד.
- עם מה נרצה שהמשתתפים יצאו מההרצאה? אפשר כמובן גם לברר עם המזמינים – עם מה הם היו רוצים שהמשתתפים יצאו מההרצאה.
לאחר שיש לנו את התשובות לשאלות האלו, נוכל לגשת להכנת ההרצאה עצמה, ונתחיל בנקודות המפתח.
כתיבת נקודות מפתח
עכשיו, כשאנחנו יודעים בבירור למי מיועדת ההרצאה, עם מה המשתתפים אמורים לצאת ומה המסר שנרצה להעביר, נוכל להתחיל לסדר בראשי פרקים את ההרצאה עצמה.
אני אוהבת להתחיל כל הרצאה בסוג של מבוא – יישור קו שיעזור לכולנו להתחיל לדבר באותה שפה על נושא ההרצאה, ולסיים את ההרצאה בטיפים או מחשבות שאפשר לקחת מההרצאה הלאה. המבנה הזה מייצר סדר פנימי.
חשוב מאוד שכל ראשי הפרקים (או נקודות המפתח) יהיו מכוונים למשתתפים עצמם ויהיו מסודרים כך שיקחו את המשתתפים באופן הגיוני מנקודה לנקודה.
חישבו על כל הרצאה כמו סיפור. חשוב שיהיה לה מבנה, שבגדול יכלול התחלה, אמצע וסוף. ההתחלה אמורה להכניס אותם לנושא, באמצע אמור להיות רוב הידע או המידע שתרצו להעביר, ובסוף – סיכום או טיפים ליישום הידע.
שימו לב – רוב המשתתפים יזכרו את ההתחלה ואת הסוף, ואולי את הסיפורים שתוסיפו באמצע. לכן ההתחלה והסוף חשובים מאוד. אם הצלחתם לתפוס את תשומת הלב של המשתתפים בהתחלה, יש סיכוי טוב שהם ישארו ערנים וסקרנים במהלך ההרצאה. אם תתנו להם בסוף משהו שהם יכולים לקחת איתם, הרי שהם ייצאו מההרצאה בתחושה שהם קיבלו ערך ממשי.
ורק אז - מכינים מצגת
המצגת עצמה צריכה לכלול את כל נקודות המפתח. אבל פרט לידע הממשי, אני ממליצה אחת לכמה שקופיות לכלול דוגמה, סיפור, סרטון קצר או אפילו ציטוט. הרעיון הוא לשבור את שטף הידע המעשי ולאפשר למשתתפים לנוח, לראות משהו קצת שונה, לרענן את המחשבה. השינויים האלה לא רק ישמרו את המשתתפים ערניים, הם גם יאפשרו להם אתנחתא קצרה מהידע ואפשרות לספוג אותו (ממש כמו מנוחה בין תרגילי ספורט).
כמה טיפים לעיצוב המצגת עצמה:
- כדאי להקפיד על מעט המכיל את המרובה. כלומר לכלול בשקופיות רק את נקודות המפתח, וגם הן – בקצרה. בגדול, אף שקופית לא אמורה להכיל יותר מכמה שורות קצרות.
- ויזואל – בכל שקופית אמור להופיע אלמנט ויזואלי: תמונה, איור, גרפיקה. זה לא רק מוסיף עניין וצבע, זה נותן משמעות ועוזר לקליטת הטקסט. דרך הויזואל אפשר להוסיף אלמנטים חשובים שיותר קשה להעביר בטקסט – כמו הומור, נקודות למחשבה ורגש.
- בולטס – אחת הדרכים הכי טובות ונעימות להעביר מידע בשקופית היא להשתמש בבולטס (נקודות. ממש כמו בסעיף הזה) – זה הופך את השקופית לרשימה של נקודות קצרות, זה מסודר ומאוד נעים בעין. אנחנו אוהבים רשימות, גם בשקופיות.
תכנון זמן
אחד הקשיים של מרצים הוא לשמור על מסגרת הזמן המוקצית להם, וזו בעיה. ברגע שמודיעים לאנשים שההרצאה מסתיימת בשעה כלשהי, בדיוק באותה השעה הם מפסיקים לקלוט ומתחילים לתהות מתי יוכלו לצאת לשירותים, לשתות משהו או לדבר עם מי שיושב לידם. הקפדה על זמנים היא, בעיני, קריטית. כשאנחנו מקפידים על זמני ההתחלה והסיום של ההרצאה, אנחנו בעצם אומרים למשתתפים שאנחנו מכבדים אותם ואת הזמן שלהם.
איך נדאג להקפיד על זמנים?
- נעשה חזרות מראש. אם אתם רק מתחילים להעביר הרצאות, אני ממליצה על חזרות מול אנשים. בקשו מהם גם לשאול אתכם שאלות, להעיר הערות וכד' – כך תוכלו לבדוק מה מוציא אתכם מריכוז, מה מסייע ונכון לכם בניהול השיח ועוד.
- חשוב לקחת בחשבון – הקצאת זמן לשאלות או הסברים נוספים (במהלך ההרצאה או בסופה, להחלטתכם).
- הקליטו או צלמו את עצמכם במהלך הרצאה או חזרה. שימו לב האם יש לכם נטייה לדבר מהר יותר או לאט יותר כשאתם נרגשים. בהזדמנות זו שימו לב לשפת הגוף שלכם, למילים שאתם חוזרים עליהן יותר מדי וכד' – כל מיני דברים שלפעמים אנחנו לא מודעים להם וכדאי "לנקות".
- למרות התכנון – שחררו. מבחינתי עדיף לסיים בזמן ולא להעמיס על משתתפים עייפים ולחוצים עוד ועוד ידע. מה שהם לקחו ושמעו כנראה נכון להם ברגע זה.
- בזמן ההרצאה, אפשר לבקש ממישהו מהמשתתפים (או ממי שהזמין אתכם) לסמן לכם 5 או 10 דקות לפני תום הזמן, כדי שתוכלו להספיק להגיד את הדברים החשובים.
פלואו וניהול ההרצאה בזמן אמת
והנה עוד כמה דברים שאני אוהבת לשלב בזמן ההרצאות שלי, כדי להפוך אותן ליותר מעניינות, חווייתיות ונעימות:
- שינויים – מדי כמה דקות, אני משתדלת להכניס שינוי – של קצב, טון הדיבור, צבע השקופית וכד'.
- שילוב סיפורים – לסיפורים יש כוח אדיר. הם מכניסים עניין, הם מערבים רגש, הם זכירים והמבנה שלהם מוכר לנו (כפי שטוען כהנמן – משהו שמוכר לנו, מרגיש לנו אמיתי). סיפורים מוסיפים עניין בעיקר אם המצגת עמוסה בידע.
- שילוב דוגמאות להמחשת או הדגמת הידע.
- תזכורות, דוגמאות או אנקדוטות מתחומים אחרים. לפעמים כדי לקרב אנשים לידע אפשר להכניס סיפור, דוגמה או דימוי מתחום שיותר קרוב אליהם. לפעמים אני עושה את זה רק כדי לשבור קצת את העברת הידע (למשל בהרצאה על קהילות מקצועיות בארגונים, אני משלבת את הסיפור על קהילת האימפרסיוניסטים כדי להדגיש נקודה מסוימת).
- ניהול שיח – כמעט בכל הרצאה או קורס יש את המשתתפים השקטים ואת אלה שתמיד מעירים, שואלים ומספרים סיפורים. לפעמים זה יכול לצאת מפרופורציות והמרצה מוצאת את עצמה מנהלת שיח עם משתתף אחד בלבד, בעוד שאר הכיתה מפהקת בנימוס במקרה הטוב ומאבדת סבלנות במקרה הרע. זה לא רק מפריע לזרימת ההרצאה, זה גם מנתק את המשתתפים האחרים לחלוטין. כשזה קורה, ואני מניחה שלכל מרצה זה קורה מפעם לפעם, מומלץ בעדינות לומר לאותו משתתף שנוכל להמשיך את הדיון לאחר ההרצאה, כדי לאפשר למשתתפים האחרים להנות מהידע. ניהול שיח הוא קריטי. אין כללים ברורים, כי לכל מרצה יש את הסגנון שלו (אני, למשל, מאוד אוהבת דיון, שאלות והערות במהלך ההרצאה. אבל אני יודעת שיש מרצים שזה מוציא אותם לגמרי מריכוז והם מעדיפים להקצות זמן בסוף ההרצאה לשאלות). אבל חשוב מאוד שהשיח יהיה ענייני ושיתרום גם לשאר המשתתפים.
ועוד כמה טיפים להעברת ההרצאה
ועוד כמה טיפים שליקטתי במהלך שנותיי על הבמה כזמרת וכמרצה:
- אין פרטים קטנים. זה נכון לבמה, וזה נכון להרצאות ואפילו לפוסטים. השקיעו מחשבה בכל פרט – הזמנים, עיצוב המצגת, הלבוש שלכם. המשתתפים רואים ושמים לב לכל דבר. ובכל דבר יש גם אמירה. כשאתם מכינים מצגת מושקעת, מקפידים על זמנים, מתלבשים יפה – אתם בעצם אומרים למשתתפים שאכפת לכם מהם, שאתם מתייחסים ברצינות לידע ואליהם.
- תנו את המסגרת מראש – לפני שאתם מתחילים לדבר, עשו סוג של תיאום ציפיות: כמה זמן תימשך ההרצאה, על מה נדבר, האם המשתתפים יקבלו את המצגת, מתי מותר לשאול שאלות וכד'. כשהגבולות והכללים נקבעים מראש, אנשים מרגישים בנוח להקשיב ולספוג ידע והם לא מוטרדים מעניינים טכניים.
- אל תשעממו את הקוראים עם קורות החיים שלכם. הם באו לשמוע הרצאה מקצועית. הם הגיעו כדי לקבל ידע ולא כדי להכיר אתכם. ספרו בקצרה מי אתם (דקה או שתיים מקסימום) – רק כדי לתת תוקף ולא כדי להרשים!
- דוגמאות – אני אישית בעד דוגמאות אבל לא רק דוגמאות ובטח לא רק דוגמאות מחייכם האישיים. הרצאות שבמקום להעביר ידע רק מביאות לנו דוגמאות הן אולי מעניינות ברגע הראשון, אבל בסופו של דבר אנשים לא יודעים מה לעשות עם הידע, כי הדוגמאות כל כך ספציפיות. קראו, מצאו סיפורים מעניינים ודוגמאות שונות, עשו עבודת בית. הדוגמאות אמורות להדגים את מה שהסברתם, לא להחליף ידע.
- התכוננתם, הכנתם, למדתם, עיצבתם. אבל ברגע שאתם על הבמה (או בהרצאה) – תזרמו. החיים הם אף פעם לא בדיוק מה שתכננו. בהרצאות בחיים האמיתיים דברים משתבשים. המקרן מתקלקל, המצגת לא עולה, המיקרופון עושה רעשים, האור לא נדלק ויש את המשתתפים שיוצאים, נעמדים, מדברים או פשוט מעבירים ביקורת מול כולם. גם בעניין ההספק כדאי לזרום. לא ממש חשוב אם תספיקו הכל – יותר חשוב שהמשתתפים יהיו מעורבים, שיבינו, שידעו מה לעשות עם הידע שהעברתם. לא זכרתם את כל הדוגמאות והנתונים שרציתם? לא נורא. המשיכו הלאה או הציצו במה שכתבתם. אנחנו אנשים אחרי הכל.
- חייכו, התייחסו יפה למשתתפים, הקשיבו להם. לב פתוח עוזר למשתתפים לקלוט את הידע טוב יותר.
את הפוסט הזה אפשר להמשיך עוד ועוד, אבל כמו הרצאה טובה – צריך גם לדעת להפסיק בזמן. ומרגיש לי שעכשיו זה הזמן. אשמח, כמו תמיד, לשמוע מה חשבתם. יש לכם טיפים נוספים? מוזמנים לחלוק כאן בתגובות כדי שכולנו נחכים עוד קצת.
2 תגובות
בתור מי שמנסה כבר כמה חודשים לכתוב הרצאה בפעם הראשונה – ממש עזרת לי תודה
יה, נועה – איך אני שמחה לשמוע. בהצלחה בהרצאה 🙂